جزوه آموزشي چرا روابط عمومي؟ اين روابط عموميهاى شما در بخشهاى مختلف بايد فعال عمل كنند. روابط عمومى شماست كه از رسانهى ملى يا از مطبوعات ميتواند استفادهى بهينه بكند؛ ياد بگيرند. راه بيان كردن را. گاهى انسان توضيح هم ميدهد، بيان هم ميكند؛ منتها بىفايده! چون نوع بيان، نوع بيان اثرگذار و باوربرانگيز نيست؛ حقيقت را درست روشن نميكند. اين يكى از نقصهاست كه بايد حتماً اين نقيصه را جبران كنيد. آن كسانى كه دلسوزانه انتقاد ميكنند، با اين تبيين، با اين توضيح دلشان آرام ميگيرد. مقام معظم رهبري
1- مقدمه: چرا روابط عمومي از منظر تقسيم بندي سازماني اتحاديه انجمنهاي اسلامي دانش آموزان را با نزديك به 30 سال تجربه مي توان از جمله سازمانهاي اجتماعي پويا دانست كه با پوتاترين اقشار اجتماعي يعني دانش آموزان سروكار دارد.بي ترديد پويايي اجتماعي وقتي مي تواند تداوم يابد كه به افكار ، نگرش ها و رفتارهاي اجتماعي بي اعتنا نبوده و آنرا پيوسته مورد آزمون قرار دهد. خيزش افكار عمومي يكي از مشخصههاي جهان امروز است. و مي بايست پيوسته اتحاديه انجمنهاي اسلامي دانش آموزان افكار عمومي را نسبت به خود و عملكردش رصد كرده و نقاط قوت را تقويت و نقاط ضعف را برطرف نمايد و در اين راستا خيزش و پويايي را پيوسته همچنان كه ذات اين نهاد مقدس است مد نظر قرار دهد. در اين نوشتار كه اقتباس از مقالات، كتب، و سايت هاي اطلاع رساني است در صدد آنيم كه براي مسئولان و مديران اتحاديه از يك سو و به اعضاء و مسئولان انجمنهاي اسلامي از سوي ديگر نسبت به زير ساخت هاي روابط عمومي آشنايي لازم را پديد آوريم، بدان جهت كه اين مهم را پيوسته در دستور كار خود داشته باشند. در عصر ارتباطات و اطلاعات در موقعيتى كه جامعه متحول ما رو به سوى تكامل دارد ومشاركت عمومي را پي مي گيرد، روابط عمومى از اجزا و عناصر اصلى ارتباطات است و در ايجاد بستر هاى مشاركت ذهنى و عينى نقش نهادى و بنيادى دارد، زيرا جنس و ماهيت مجموعه وظايف و فعاليت هاى آن به طور عمده، (ارتباطى، تعاملى و تبادلى) است. امر مشاركت با مقوله اطلاع رسانى كه از مهمترين رويكرد هاى روابط عمومى است آغاز مى شود و بسيارى ديگر از كارهاى اجراى تحقق مشاركت از جمله تمهيدات ترغيبى، همان امور رايج كاربردى روابط عمومى است. مقتضى نيست كه ارتباطات مردم بامدارس ، انجمن هاي اسلامي ، اتحاديه و سازمان ها سرد و عارى از مهر و رغبت باشد، بجاست، كه با انجام مطالعات و بررسىهاى لازم اساساً معلوم شود كه اتحاديه هاى ما واقعاً به چه رويه و رويكردى براى تعامل با مردم نياز دارند؟ يكى از عواملى كه در سرنوشت هر گروه و فرد اهميت و ارزش دارد و آنها را براى رسيدن به هدفشان يارى مى دهد، كيفيت رابطه آنها با افراد و مؤسساتى است كه با آن سر و كار دارند. توانايى شناخت و اقدام آگاهانه، كاربرد اقدامهاى روابط عمومى را افزايش داده و منجربه تحرك و كارايى آنها خواهد بود. چنانچه به مهمترين عامل اجتماعى مؤثر، در روابط اجتماعى تبديل شده و انتظار و نقش هاى برشمرده در وظايف آنها، آن مهم را پشتيبانى خواهد كرد. درنتيجه آمار سازنده و مرتبط با شرايط به وجود خواهد آمد. هراندازه ارتباط در روابط عمومى، بطور مفيد، مستقر و شكل مؤثرى گسترش يافته باشد، به همان اندازه آن فرد، گروه و مؤسسه در دستيابى به اهداف خود موفق تر مىشوند در ايران، روابط عمومى در دستگاه هاى دولتى زودتر از مؤسسات خصوصى ايجاد شد اما موانع كار متصديان روابط عمومى، بايد داراى معلومات وسيعى بوده و از استدلال و كيفيت منطق و تشكيلات مخالف و موافق سازمان متبوع خود آگاه باشند تا بتوانند برنامه هاى خود را تنظيم كنند و فعاليت مخالفان را كم اثر كرده و پيام سازمان خود را به گوش آنها و اكثر مردم برسانند. 2- تعريف روابط عمومى اصطلاح روابط عمومى، ترجمه واژه انگليسى public Relations براى نخستين بار در آمريكا در اتحاديه راه آهن به كار برده شد و در ايران نخستين بار در شركت نفت به كار رفته و دفترى در آن شركت ايجاد شد. روابط عمومى را در زبان عربى (العلاقات العامه) ترجمه كرده اند. تعاريف گوناگونى از روابط عمومى از سوى صاحبنظران، كارشناسان و مؤلفان كتابهاى اين رشته بيان شده است از جمله: ركس هارلو از پيشقدمان روابط عمومى در جهان مى گويد: روابط عمومى دانشى است كه به وسيله آن سازمان ها آگاهانه مى كوشند، بر مسئوليت اجتماعى خويش عمل كنند تا بتوانند، تفاهم و پشتيبانى كسانى را كه براى توسعه اهميت دارد، به دست آورند. در اين باره انجمن روابط عمومى آلمان مى گويد: روابط عمومى، تلاش آگاهانه و قانونى به منظور تفاهم و استقرار اعتماد و شناخت متقابل با عموم، براساس تحقيق علمى و عملى صحيح و مستمر، ميسر است. انجمن جهانى روابط عمومى نيز گفته: روابط عمومى بخشى از وظايف مديريت سازمان است و عملى ممتد، مداوم و طرح ريزى شده است كه از طريق آن افراد و سازمان ها مى كوشند تا تفاهم و پشتيبانى كسانى را كه با آنها سرو كار دارند، به دست آورند. 3- فرد در روابط عمومى (استعداد، دانش، تجربه، سازمان و اخلاق) كسى كه كار در روابط عمومى اتحاديه انجمن اسلامي دانش آموزان را به عنوان يك وظيفه انتخاب مى كند و مسئوليت انجام وظايفى را در اين حوزه مى پذيرد، بايد سعى كند مهارت ها و تخصصهاى آن را فرا گيرد و آينده و پيشرفت اجتماعى خود را براساس آن برنامه ريزى كند. بايد استعداد، آمادگى، ظرافت، تناسب و توانايى فردى، علاقه، انديشه زايا يا انديشه خلاق، انگيزه پيشرفت، شهامت و شجاعت داشته باشد، همچنين قدرت تجزيه و تحليل مسائل محيط مدرسه ، انجمن و اتحادديه و اصول و فلسفه اتحاديه را به خوبى بشناسد. حساس و پر مسئوليت، هوش و زيركى از خصوصيات فردى است كه در روابط عمومى مشغول به كار است. 4- وظايف روابط عمومى اعمال مديريت شايسته در جامعه، در درون شبكه هاى ارتباطى گسترده نياز به اطلاعات و آگاهى هاى متقن، به روز، واقعى و كارآمد از جامعه، مدرسه ،انجمن ، اتحاديه دارد. دستيابى به چنين اطلاعات و آگاهى ها نياز به روابط عمومى قوى و پايدار را محرز مى كند. از عمده وظايف روابط عمومى مى توان به اين موارد اشاره كرد: ü مطلع كردن و خبر دادن ü ترغيب، تشويق، ترويج و تبليغ ü انجام تحقيقات اجتماعى و افكار سنجى و پيوند آن به منابع مدرسه ، انجمن، اتحاديه و عموم مردم ü هماهنگى موارد نياز سازماني در ذرون مدرسه ف انجمن و اتحاديه ü برقرارى ارتباط با فرد، گروه، عموم و سازمان ها به نحوى كه براى آن مؤسسه يا سازمان اهميت دارد يا در آينده خواهد داشت. ü متصديان روابط عمومى، بايد ضمن آشنايى با عناصر و اجزاى تشكيل دهنده ارتباط يعنى معنى و مفهوم انواع ارتباط از نظر نماد، كلامى و غير كلامى، به طور كامل از جريان ارتباطى در تبيين اهداف و استمرار و پايدارى وظايفشان شناحت كافى داشته باشند. از جمله با مدل ارتباطى كه توسط (هارولد سول) دانشمند علوم اجتماعى آمريكا معرفى شده عبارتند از: چه كسى (منبع) چه مى گويد. (پيام) به چه كسى (مخاطب) از چه راهى (رسانه يا حامل) و با چه تأثيرى (عكس العمل) آشنايى داشته باشد. از آنجايى كه روانشناسان اجتماعى معتقدند، تنها درصد كمى از مردم در برابر پيام جديد فعال، جست وجوگر و پذيرا هستند و بيشتر افراد با بى تفاوتى از كنار پيامهايى كه نشر مى يابد، مى گذرند و تنها با پيام هايى كه بشدت با سرنوشت مادى و معنوى آنها بستگى پيدا مى كند و تأثير عميق در حيات اجتماعى، اقتصادى و روانى آنها به جا مى گذارد توجه اكثريت جامعه را به خود جلب مى كند. مديران سازمانها،از جمله اتحاديه انجمنهاي اسلامي دانش آموزان همواره از مسئولان روابط عمومى مى خواهند تا افكار عمومى موجود را براى آنها ارزيابى كرده توضيح دهند و يا در موارد نياز افكار عمومى مساعد ايجاد كنند و يا افكار عمومى منفى را چنانچه وجود دارد، تغيير دهند شناخت افكار عمومى نحوه شكل گرفتن و راه هاى تغيير آن براى مسئولان روابط عمومى داراى اهميت بسياري است. زيرا آنان را قادر مىسازد با موفقيت تغييرات لازم را در افكار عمومى ايجاد كنند. روابط عمومى ها روش هاى گوناگونى را به خدمت مى گيرند، تا در جريان افكار عمومى سازمان خود باشند، ضمناً آن را هدايت كنند كه پاره اى از آنها ساده و پاره اى ديگر پيچيده هستند. در حرفه روابط عمومى و ارتباطات، منظور، تبليغ به كارگيرى فن، ترغيب، تشويق و استفاده صحيح و مؤثر از همه تكنيك هاى ارتباطى، جمعى، فردى و گروهى است. 5- اصول روابط عمومى اقدامات و فعاليت هايى كه از سوى روابط عمومى انجام مى گيرد به ۲ دسته تقسيم مى شوند: نخست، فعاليتهايى كه از قبل پيش بينى و برنامه ريزى شده و با بررسى طرح هاى اجرايى با آمادگى به اجرا در مى آيند. دسته دوم، آن سرى از فعاليتها و اقدامات اجرايى است كه بنا به نياز و براساس مصلحت روز، ضرورت اجراى آن وجود دارد در اجراى هر برنامه كلى، عمومى، يا جزئى و مقطعى روابط عمومى ها چهار مرحله وجود دارد كه طى صحيح و منظم اين مراحل، موفقيت اقدامات روابط عمومىها، را تضمين مى كند و از آغاز تا پايان يك چرخه (سيكل بسته) را تشكيل مىدهد: (تحقيق، تهيه برنامه، ارتباط، ارزيابى) در حقيقت طبيعت تشكيل روابط عمومى به علت اقتضاى مبرم زمان، براى راهنمايى و رهبرى افكار عمومى است. ميدان وسيع و امكانات ارتباطى متعددى در دسترس مسئولان روابط عمومى قرار دارد كه مى توان مؤثرترين و كارآمدترين آنها را در موارد لزوم به خدمت در آورد، اين امكانات و اقدامات بنا به طبيعت و ماهيت دريافت آنها، از سوى مخاطبان به سه دسته تقسيم شده اند: 1) تاكتيك نوشتارى (Written Tactics) 2) تاكتيك گفتارى (Spoken Tactics) 3) تاكتيك بصرى يا ديدارى (Visual Tactics) در ميان وسايل و امكانات روابط عمومى، تاكتيك نوشتارى از همه متداول تر و مهمتر است. مثل: اطلاعيه خبرى، نشست خبرى، مهمانى و مسافرت هاى مطبوعاتى، مصاحبه ها و اداره جلسه ها. عصر جديد، شايد انتقال ديدگاه هاى مديران به فراسوى سازمان ها باشد، اگر در زمان (تيلور) پدر مديريت علمى، توصيه به مديران، اين بود كه سازمان هايشان را بهره ور نگه دارند و اگر در مكتب روابط انسانى، مديران به ارضاى نيازهاى روحى و روانى كاركنان تشويق مى شدند، هم اكنون الزام و موقعيت جامعه، مديران را متوجه محيط هاى خارج از سازمان هايشان ساخته است و وسايل محيطى را در دستور كار مديران قرار مى دهد و توصيه مى كند، بايد تفكرات محدود و جزء نگر را كنار گذاشته و انديشه اى قوى در اين باره پيدا كنند. اين تحقق، به مسئوليت اجتماعى منجر نخواهد شد، مگر اين كه در راه تحقق آن مهارت ها و تخصص در اين زمينه به صورت فعال به كار گرفته شود، لذا روابط عمومى ها، موظف به فراهم آوردن تسهيلاتى براى حضور و تماس مردم، با نهاد مربوطه از طريق مختلف هستند. همچنين خارج از مسائل و مشكلات مردم نسبت به ساير مراكز بويژه مراكز هم سنخ نهاد مربوطه آگاهى داشته باشند و ضرورتاً اقدام به تشكيل جلسات كوچكترى با تركيب مسئولان نهادهاى هم سنخ كنند. هم اكنون مردم هوشمند و پوياى جامعه در سازمان هاى دولتى و خارج از دستگاههاى دولتى، درباره ضرورت وجود يك(واسطه و رابطه) ميان دولت و مردم توافق نظر دارند، تا مردم و دولت تبادل نظر داشته باشند. 6- ارتباط كاربردى روابط عمومى با وسايل ارتباط جمعى برقرارى ارتباط و انتقال پيام ها، هسته مركزى و كانون اصلى فعاليت هاى روابط عمومى را تشكيل مى دهد. مسئولان روابط عمومى بايد به خوبى وسايل و كانال هاى ارتباطى موجود در جامعه را بشناسند و نسبت به كاركرد هاى آنها آگاهى كامل داشته باشند. چرا كه هنگامى كه نياز ارتباطى احساس شد به خوبى بتوانند تصميم بگيرند، كه كانال يا كانال هاى موجود در جامعه را به كار گيرند. ، در برخورد با خبر نبايد به صورت انفعالى عمل كنند و منتظر نشوند تا با پيش آمدن رويدادى خبر آن را تهيه كنند، بلكه هنگامى كه لازم بود خبر را بيافرينند، مبتنى بر صحت و دقت باشد، برحسب تشخيص و خط مشى سازمان مى توانند، با مسئولان برنامه هاى مورد توجه خود ارتباط داشته و با آنان همكارى مقتضى داشته باشند. 7- آشنايى دست اندركاران روابط عمومى با قانون به خاطر اين كه مسئولان روابط عمومى بتوانند، وظايف خود را بدون مواجه شدن با مشكلات و بر خورد با قوانين انجام دهند بايد با آيين نامه هاى اجرايى و مقررات دولتى كه به خوبى با كار آنها در ارتباط است، آشنا باشند. آثار تبعى و تأثيرات سوء كارهاى خلاف قانون و مقررات مسئولان روابط عمومى به ۲ دليل گسترده بوده و خبر ناشى از آن در سرنوشت سازمان و … بسيارجدى خواهد بود. اين دلايل عبارتند از: 1. مردم، سازمان ها و مقام هاى دولتى، عموماً گفته و نوشته هاى مسئولان روابط عمومى را در حقيقت نظر سازمان مربوطه مى شناسند، در نتيجه هر لغزش و اقدام خلاف قانون آنها را به حساب مديران مؤسسه و سازمان مى گذارند. 2. طبيعت كارهاى روابط عمومى طورى است كه نتيجه آن در معرض افكار عمومى قرار گرفته و به آگاهى شمار زيادى از مردم مى رسد، چنانچه خطا و عمل خلاف قانون از مسئولان روابط عمومى سربزند به سرعت، همگان به صورت زيادى از آن مطلع شده و اعتبار و صلاحيت مديران آن سازمان را به زير سؤال مى برند. لازم به اشاره است، بخش حقوقى سازمان ها موظف هستند كاركنان روابط عمومى را نسبت به آثار و تبعات حقوق اقداماتشان آموزش دهند بخاطر اين كه مسئولان روابط عمومى مسئول حفظ حقوق مؤسسه در برابر وسايل ارتباطى و افكار عمومى هستند، در نتيجه همكارى و هماهنگى اين ۲ بخش موردنياز مديريت هاست. 8- روابط عمومى در ايران در ابتدا واحدهایی تشکیل شدند که عموما به انتشار اخبار در مطبوعات، تهیه بریده جراید، تنظیم آگهی ها، فراهم کردن گردهمایی ها و انجام سخنرانی ها و فعالیت های مشابه می پرداختند و مسئولین این ادارات بیشتر از نویسندگان و شعرا و خطبا انتخاب می شدند. وزارتخانه ها، نهاد ها، تشکیلات و تاسیساتی که پس از مشروطیت به وجود آمدند در برابر مجلس، مطبوعات، مردم و افکار عمومی مسئول پاسخگو بودند. مدیران و مسئولان آنها برای ادامه کار نیاز داشتند تا با مردم ارتباط دو جانبه برقرار کنند و به اطلاع دادن و آگاه کردن آنان بپردازند، به حرف هایشان گوش دهند و به اقناع و ترغیب و تبلیغ برای آنها مبادرت ورزند.این روند تا آنجا ادامه یافت که از اوایل قرن حاضر (دهه دوم قرن بیستم) در تشکیلات وزارتخانه های ایران اداره، دفتر یا واحدی به نام «دفتر تشکیلات» پدید آمد که بعدا «دفتر انتشارات و اطلاعات» و پس از جنگ اول جهانی «دفتر انتشارات و مطبوعات» و یا «دفتر انتشارات و تبلیغات» نام گرفت. روابط عمومى در ايران قبل از انقلاب، در شركت نفت پا گرفت. در شرکت سابق نفت ایران وانگلیس تا سال 1330 یک دفتر اطلاعات و مطبوعات وجود داشت و این دفتر رابط بین این شرکت و مطبوعات بود. پس از ملی شدن صنعت نفت، دفتری تحت همان عنوان در شرکت ملی نفت ایران تشکیل گردید و عنوان همین دفتر بود که بعدا به روابط عمومی تبدیل شد. از اواسط دهه ی چهل، دو واقعه موجب اشتهار و رسمیت یافتن روابط عمومی شد. ابتدا سازمان امور اداری و استخدامی کشور روابط عمومی را در طرح ها و برنامه های تشکیلاتی خود برای سازمان های دولتی منظور و ملحوظ نمود و دیگر تاسیس دانشکده علوم ارتباطات اجتماعی و گشایش رشته روابط عمومی بود که این دو رخداد موجب رسمیت یافتن دفاتر و واحدهای روابط عمومی در تشکیلات اداری سازمان های مختلف کشور و اشتهار و عمومیت این عنوان شد و امور جاری روابط عمومی ها، با تهیه و تدارک ابزار فنی و هنری جدید، جدی تر دنبال گردید و طولی نکشید که کاراییها و نفس وجودی آنها در همه جا به عنوان یک ضرورت احساس شد. نخستين همايش روابط عمومى در ۳۰ آذر ماه ۱۳۴۳ در آبادان و دومين همايش در ۱۳ مهر ۱۳۴۴ در كرمانشاه برگزار شد. پس از تشكيل واحدهاى روابط عمومى در ايران، نياز به آموزش مسئولان روابط عمومى و كارمندان اين واحد ها احساس شد. نخستين بار تشكيل كلاس هاى كوتاه مدت آموزش روابط عمومى در وزارت اطلاعات و جهانگردى سابق شكل گرفت و پاره اى از وزارتخانه ها مثل، امور خارجه آموزش آن را به كارمندان و وابستگان خود در اكثر كشورهاى خارج رأساً با تشكيل دوره هاى كوتاه مدت شكل دادند. در سال ۱۳۴۵ مطالعاتى درباره تشكيل دانشكده روابط عمومى صورت گرفت و در سال ۱۳۴۶ منجر به تشكيل مؤسسه عالى مطبوعات و روابط عمومى شد. پس از انقلاب اسلامى در دانشكده علوم اجتماعى دانشگاه علامه طباطبايى در رشته كارشناسى علوم اجتماعى با گرايش علوم ارتباطات به جاى رشته روابط عمومى پديد آمد. 9- روابط عمومى پس از انقلاب اسلامى پس از انقلاب اسلامى، دفاتر عمومى به جهت نياز و ضرورت و اطلاع رسانى و جبران كمبود فعاليت تبليغاتى، دست اندركاران را واداشت تا براى تجديد حيات و فعال كردن روابط عمومى ها، اقدام هايى را به اجرا در آورند. نخستين همايش در اين باره به همت وزارت ارشاد اسلامى در چهارم شهريور ۱۳۶۳ با شركت رؤساى روابط عمومى واحد هاى دولتى به مدت سه روز برگزار شد. همايش با تشكيل كميسيون هايى، هدف و جايگاه، اصول وظايف روابط عمومى را تدوين و به اين همايش پيشنهاد كرد. نخستين انجمن روابط عمومى در ايران با كمك و پشتيبانى شركت ملى نفت ايران و رئيس روابط عمومى اين شركت، در اسفند ۱۳۴۶ تأسيس شد و به عضويت انجمن جهانى روابط عمومى در آمد كه هدف اين انجمن شناساندن فلسفه و روح روابط عمومى و تبيين آن در جامعه و بالا بردن ارزش كيفى فعاليت آنها در زمينه برقرارى ارتباط و امكان تبادل تجارب ميان آنهاست. پس از انقلاب اسلامي اين انجمن در دفتر تبليغات دولت شكل گرفت و با برگزاري جلسات آموزشي مختلف و جشنواره هاي گوناگون و از جمله انتخاب انجمن نمونه سال روح تازه اي به اين واحدها بخشيد . به مراتب اين انجمن ها علمي تر و كاربردي تر نسبت به گذشته عمل نموده و در عين حال ريشه مردمي تري يافتند به گونه اي كه مردم به روابط عمومي ها به عنوان امانت دار خود بدان مي نگرند.
10- روابط عمومي در اتحاديه انجمنهاي اسلامي دانش آموزان از نخستين سال هاي شكل گيري اتحاديه امور مطبوعاتي و انتشاراتي كاملا مورد توجه بوده است به گونه اي كه نخستين مجله دانش آموزي پس از انقلاب با عنوان آينده سازان منتشر و تاكنون ادامه دارد به دنبال اين امر در اتحاديه روابط عمومي به شكلي پويا و در ارتباط با اهداف انقلاب اسلامي شكل گرفت و عمدتا مسئولان و گروه هاي تحريريه اي مسئوليت روابط عمومي را به عهده گرفته اند در اتحاديه روابط عمومي بسيار جدي تلقي مي شود به گونه اي كه به عنوان امين دبيركل اتحاديه عمل مي كند و مديريت آن مستقيما تحت نظارت دبير كل بوده و به عنوان مهمترين ركن دفتر ايشان محسوب مي شود. در اتحاديه استانها و شهرستانها نيز اين واحد بسيار فعال عمل نموده و معمولا زير نظر مسئول اتحاديه عمل مي نمايد . مديريت روابط عمومي و امور بين الملل اتحاديه اكنون با برنامه هاي آموزشي متعدد و همايش هاي گوناگون نقش ارزنده اي در اتحاديه داشته و داراي سازماندهي منظمي بوده و به شكل كاملا تشكيلاتي و علمي عمل مي نمايد.نكته جالب دراين مورد آن است كه روابط عمومي در اين نهاد خود توليد اندشه و برنامه هاي جنبشي مي كند از جمله در سال 1375 كنگره راه كربلا يادبود بيش از 33هزار شهد اي دانش آموزكشور و انجمنهاي اسلامي مدارس برگزار شد كه هم اكنون نيز اين برنامه با عنوان همكلاسي آسماني تداوم دارد و يا برنامه هاي تاثير گذار بسياري چون جهان بدون صهيونيسم كه در كشور بي نظير بود و موج آفريني بسياري در سطح جامعه داشت ، از درون روابط عمومي شكل گرفت و به اجرا درآمد.هم اكنون نيز اين روابط عمومي بسيار پوياتر از گذشته عمل مي كند و بسياري از اخبار اتحاديه را پوشش مي دهداكنون نگاهي خواهيم داشت به برخي از وظايف متصور در روابط عمومي اتحاديه
11- شرح وظايف روابط عمومي
ü گردآوري و تدوين گزارش ساليانه و ارائه به دبير كل و مخاطبان. ü انجام فعاليتهاي مربوط به شركت اعضاء در سمينارهاي خارج از مركز. ü كمك به اعضاء جهت ارائه مقاله در سمينارها و مجلات. ü ايجاد ارتباط منظم بيناعضاء ، مديران، كارشناسان ومسئولان اتحاديه و انجمنهاي اسلامي مدارس در سراسر كشور و تلاش براي بهبود روابط آنان ü برنامهريزي بازديدهاي دبيركل، مديران و ساير اعضاء از ساير سازمانها و مجامع داخلي و بين المللي . ü برنامه ريزي بازديدهاي علمي ، صنعتي وفرهنگي اعضاء و ارائه خدمات مشاوره اي براي انجام بهينه اين گونه اقدامات به اتحاديه هاي سراسر كشور ü جمعآوري و تحليل نظرات مخاطبين اتحاديه و مسئولان آن، ارائه پيشنهاد براي بهبود آن و ارائه به دبير كل از طريق مديريت نظام پيشنهادها ü سنجش افكار اعضا و مسئولان در زمينههاي مختلف و ارائه نتايج به دبير كل و ساير مديران ارشد اتحاديه . ü ارائه اطلاعات لازم به مراجعين اتحاديه درباره اهداف، فعاليتها و خدمات آن ü جمعآوري و تحليل كليه اطلاعات در داخل و خارج از اتحاديه ها كه بر فعاليت و عملكرد آن تأثيرميگذارند و ارائه نتايج به دبير كل و مسئولان اتحاديه. ü تلاش براي شناساندن اتهاديه و اهداف و خدمات آن به جامعه و مخاطبين خاص آن از طرقمختلف. ü تسهيل ارتباط اتحاديه با ساير مراكز و مجامع علمي داخلي و بينالمللي. ü انتشار اخبار مربوط به فعاليتهاي مركز از طريق وسايل ارتباط جمعي. ü تهيه و توزيع نشريات داخلي و بولتنهاي خبري براي افزايش آگاهيهاي مديران و ساير اعضاء. ü مطالعه و تجزيه و تحليل اخبار و اطلاعات منتشر شده توسط رسانه عمومي كه به فعاليتهاياتحاديه ارتباط دارد و تهيه پاسخ و توضيح در موارد لازم. ü اجراي سيستم مديريت اطلاعات دراتحاديه ü برگزار كردن نمايشگاهها. وسمينارهاي تخصصي در امر اطلاعرساني.
12- خصوصيات مسئولين روابط عمومي تنوع كارهاي روابط عمومي و حساسيت اين مسئوليت ايجاب مي كند كه عاملان و كارگزاران آن علاوه بر آگاهي از رموز آن خود با بسياريديگر از رشته هاي علوم آشنا باشند و داراي پختگي خاصي بوده و از تجربه لازم برخوردارباشد. پس كارآزمودگي و پختگي و اطلاع دقيق ازمباني اين امر يكي از شرايط حتمي اشتغال بدين كار است بخصوص كه دايره عملدفاتر روابط عمومي بسيار وسيع است و متصديان آن بايد با استفاده از معلومات و اطلاعات لازم و آگاهي از برخي رشته هاي ديگر قدم در اين راه بگذارند تا نتيجهمطلوب را بگيرند در این راستا به بخشی از ویژگیها و خصوصیات مسئول روابط عمومی اشاره می کنیم. مسئول روابط عموميبايد در ارتباط نوشتاري وگفتاري داراي مهارت وتجربه باشد. قدرت قضاوت صحيح ، اعتماد به نفس و اتخاذ تصميم درست در لحظات سخت وبحراني را داشته باشد. از قدرت دريافت نقطه نظرهاي مديران و توانايي تنظيم كار خود و پيش بردن برنامهها بدون راهنمايي ديگران برخوردار باشد. بايد دروغ نگويد، لاف نزند، وعده دروغين ندهد امر كوچكي را بزرگ و بزرگي را كوچك نكند، در فكر موفقيتهاي نزديك نباشد و تحت فشار ديگران اقدامات غيراخلاقي را نپذيرد. قدرت تجزيه و تحليل مسائل محيط كار را داشته باشد ، موقعيت هاي پيش آمده رابه سرعت درك كند و آثار نهايي مسائل را پيش بيني نمايد. اصول فلسفه و واقعيات سازمان خود را به خوبي بشناسد. داشتن تخصص در رشته روابط عمومي و تسلط بر تكنيكهاي آن و تسلط بر كارهايرسانه هاي گروهي و فراگيري فنون تشويق ، رغيب و تبليغ ديگران و تسلط بر تكنيكهايترويج و اشاعه افكار از خصوصيات مهم مسئولين روابط عمومي است مسئول روابط عموميبايد پيرامون دانش مديريت و نحوه عمل سازمان اطلاعاتكافي داشته باشد . توانايي تصميم درست و توانايي حل مشكلاتي كه پيش مي آيد را داشته باشد. مسئوليت پذير بوده و اشتياق و انگيزه براي انجام كار را دارا باشد صبر وشكيبايي در شنيدن وگوش دادن از ديگر خصوصيات مسئول روابط عمومياست مسئول روابط عموميبايد قدرت سازمان دهي واداره زيردستان خود راداشته باشد در برابر شكست ها وناكاميها تحمل نمايد و زود تصميم نگيرد مسئول روابط عمومي بايد به حرفه خود ايمان داشته باشد. مسئول روابط عمــومي بايد احساس مسئوليت نسبت به جامعه و منافع همگان داشته باشد . مسئول روابط عمومي بايد احساس وفاداري و صداقت به استانداردهاي حرفه خودداشته باشد مسئول روابط عمومي بايد شخصيت افراد را ملحوظ داشته و به آنها احترام بگذارد . مسئول روابط عمومي بايد حق اظهار نظر را براي كليه اشخاص ذينفع قائل باشد مسئول روابط عمومي بايد در هر شرايط و تحت هر مقرراتي از اصول اخــلاقی، شرف، صداقت، درستي و راستي دفاع كند و در برنامه ريزيهاي خود اين اصول مهم را دخالت دهد مسئول روابط عمومي بايد حق را بگويد ،راست گفتن را شعار خود بداند ، از دروغ، فريب، ريا، تزوير بدور باشد كه ريشه تمام نابساماني ها در جوامع بشري از فريب دادن انسانهاست. مسئول روابط عمومي بايد اين كلام گهربار امام صادق(ع) را خطاب بهفرزندبزرگوارشان نصب العين خود قرار دهد كه : پسرم حق را بگو ولو عليه تو باشد . مسئول روابط عمومي بايد از وعده هاي دروغين و غير ممكن و دست نيافتني پرهيزكند كه حيثيت يك مجموعه را از بين خواهد برد مسئول روابط عمومي بايد ابتكار و خلاقيت خود را بكار بندد و در كارها به طورعملي و دقيق تحقيق و بررسي كند مسئول روابط عمومی می بایست با فناوریهای نوین اطلاعاتی و ارتباطی آشنایی داشته باشد. 13- ضرورت پژوهش در روابط عمومي تحقيق وپژوهش يكي از فعاليتهاي مهم وبه عبارتي از اركان روابط عمومي است اگر بپذيريم سنجش افكار عمومي يكي از فعاليتهاي عمده ومهم روابط عمومي است پس بهره گيري از روشهاي پژوهشي وتحقيق گامي بلند در جهت دستيابي به اهداف روابط عمومي است . دراين بخش دو بستر و جايگاه مهم وجود دارد اول سنجش نظرات وديدگاههاي مردم ويا به عبارتي ارباب رجوع از طريق تحقيقات ميداني وبا استفاده از روشهاي مختلف نمونه گيري ودوم بررسي وتجزيه وتحليل محتواي وسايل ارتباط جمعي بويژه مطبوعات امروزه بسياري از متوليان ودست اندركاران روابط عمومي افكار عمومي را به عنوان يك عامل تأثير گذار ومهم در تحولات سازماني واجتماعي قبول دارند ولي نگاه آنان نسبت به افكار عمومي مبتني بر پايگاه وجايگاه علمي نيست. بسياري از صاحبنظران معتقدند كه فعاليت روابط عمومي باتحقيق وپژوهش آغاز شده وبا ارزيابي به پايان مي رسد امروزه در روابط عموميهاي نوين وكارآمد تحقيقات وپژوهش به ويژه سنجش افكار موجب شده تا تصميم گير يها وتصميم سازي ها درسازمان مخاطب محور شده وسطح فعاليتها وموفقيتها ي سازماني ارتقا يابد بايد بپذيريم اطلاع يابي واطلاع رساني درست زماني بطور منطقي واصولي محقق مي شود كه زمينه پژوهشي داشته باشد ويك ارتباط دو سويه هم زمينه اعتماد مخاطبان را فراهم سازد وهم باارزيابي ديدگاههاي مخاطبان وتبادل اطلاعات زمينه مشاركت فعال وپوياي آنان ايجاد مي شود . بررسي وشناخت ومطالعه مداوم محيط داخل وخارج سازمان يك وظيفه مهم روابط عمومي است . پيشرفت روز افزون وسايل ارتباط جمعي وبهره گير ي از فن آوريهاي نوين اطلاعاتي وارتباطي موجب شده است تا روابط عموميهايي بتوانند درعرصه فعاليت سازماني موفق باشد كه پژوهش مدار وتحليل گرا باشند حركت از جامعه صنعتي به سوي جامعه اطلاعاتي وپديده مهم جهاني شدن زمينه شناسايي ، كسب پردازش وانتقال دانش واطلاعات را فراهم نموده است واگر روابط عمومي نتواند دراين چرخش اطلاعات نقش آفريني كند روابط عمومي مرده وناكار آمد است راه اندازي تلفن گويا، سايت وپايگاههاي اطلاعاتي ، وبلاگ ، نشريات الكترونيكي ، مجله الكترونيكي درتغيير كاركردها وشكل ومحتواي روابط عمومي در هزاره سوم تأثير بسزايي داشته است ودراين عرصه سازماني مي تواند موفق عمل كند كه با اطلاع رساني و اطلاع يابي به موقع چالش ها را پشت سر بگذارد. در غير اين صورت سازمانهاي با روابط عمومي سنتي و ناكارآمد در آستانه شكست و ناكامي قرار مي گيرد . امروزه روابط عمومي را كوشش مدبرانه اي براي ترغيب و تشويق مردم يا نفوذ در افكار آنان با استفاده از وسايل ارتباطي تعريف مي كنند حضرت امام (ره) نظارت و مشاركت مردم را تضمين كننده امنيت وآرامش جامعه ميدانستند و ميفرمودند: «آگاهي مردم و مشاركت و نظارت و همگامي آنها با حكومت منتخب خودشان خود بزرگترين ضمانت حفظ امنيت در جامعه است». شكي نيست كه در عصر ديجيتال و براي تحقق اهداف سازماني روابط عمومي وظيفه داردكه نقاط ضعف وقوت درون سازمان را بشناسد و از فرصتها و تهديدها ي برون سازماني نيز مطلع باشد تا بتواند با اطلاع رساني شفاف وواقعي وپرهيز از بزرگ نمايي وتعريف وتمجيد غير واقعي زمينه تصميم گيري وتصميم سازي مناسب را در سازمان فراهم نمايند. 14- آينده روابط عمومى بتدريج كه جامعه پيچيده تر شد و حرفه ها به سوى تخصصى شدن پيش رفت، روابط عمومى نيز با آن گام بر داشت. اكنون نيز روابط عمومى تخصصى شده و به اموري از قبيل، پژوهش، ارتباطات، سخن پراكنى، نگارش، انتشارات و غيره اختصاص يافته است. از آنجايى كه آمادگى در هر مقوله يك اصل ضرورى است، روابط عمومى ها به خوبى مى توانند در اين اصل مهم بويژه زمان (مديريت بحران) نقش مهمى را ايفا كنند در حقيقت نقش چند وجهى و پر نفوذ روابط عمومى در فرايند توسعه، امروز شناخته شده است. مقوله روابط عمومى به عنوان حرفه، دانش و هنر با كاركردهايى چون اطلاع رسانى مبتنى بر اطلاع يابى، نظرسنجى، مشاوره، سخنگويى، مديريت و جايگاهى به مثابه منبع اطلاعات، مرجع مراجعات و وضع برقرارى ارتباطات و مناسبات انسانى در سازمان تعريف و شناخته خواهد شد. روابط عمومى، اصالتاً مبتنى بر ۲ مقوله اطلاع رسانى و متقاعد سازى است. به طور كلى اين مقوله و مجموعه ارتباطى تأثيرگذار محسوب مى شود، لذا ضرورتاً بايد آن را به خوبى شناخت و نحوه استفاده كاربرد از آن را فراگرفت.. امروز كه روزگار پر تحول و پيچيده و نوگرايى است، براى اثبات كارايى روابط عمومى ها، بايد مجموعه سازمان متبوعه خود را با كارهاى مناسب و جديد كامياب كنند. چون دست اندركاران روابط عمومى بر خلاف پزشكان، حقوقدانان و حسابداران و ساير متخصصان اغلب در تعريف موضوع كار خود مشكل دارند و اين مشكل از آنجا ناشى مى شود كه كار اين گروه صورت هاى گوناگونى به خود مى گيرند و زمينه هاى مختلفى را شامل مى شود . جنبش دانش آموزي كه با روابط عمومي ارتباطي يكپارچه و تنگاتنگ داشته و دارد بايد نگاه توسعه اسلامي را ترويج كند و ضمن اطلاع رساني وسيع و اثر بخش به امر متقاعد سازي نيز توجه ويژه اي نمايد اين امر منوط به نگاه جنبشي و توسعه گرايانه انجمن ها و اتحاديه هاي سراسر كشور خواهد بود. جنبش دانش اموزي پويايي خود را بايد در گرو فعاليت هاي روابط عمومي ببيند زيرا ذاتا اين نهاد ويژگي پويايي و خدمتگزاري دارد و به عنوان يك نهاد مردمي در خدمت انديشه هاي اسلامي و ولايي ناب محمدي و علوي است. روابط عمومي با اين نگرش مي تواند تحول چشمگيري در برنامه ها و خدمات دانش آموزي و مردمي ايجاد نمايد. 15- روابط عمومی و مدیریت تغییر2 بروز تغییر واقعیتی است که روابط عمومیها با آن روبهرو هستند. توجه به «مدیریت تغییر» موجب شده تا روابط عمومیها امروزه موقعیت بهتری نسبت به گذشته در سازمانها داشته باشند. مدیریت تغییر (Change Management) از سرعت بخشیدن به نحوه انجام کارها سخن نمیگوید، بلکه هدف، تغییر نگرش در نحوه انجام کارهاست. پیوسته از سوی محیطهای برون سازمانی و درون سازمانی، شوکهایی بر روابطعمومیها وارد میشود که اغلب ناشی از رشد فناوریها یا عملکرد خود سازمانهاست. از این رو روابطعمومیها در جریان و مسیر رودخانهای قرار گرفتند که آنها را به سمت دریایی بزرگ میکشاند. اگر خود را با جریان آب رودخانه همسو کردند و توانستند تغییر را در سازمان ایجاد کنند، موفقند وگرنه خلاف جریان آب شنا کردن بیفایده است. حال این تغییر را از کجا شروع کنیم؟ اگر به روشهای اجرایی خود در امور جاری روابطعمومی به دیده تردید بنگریم که «آیا این کاملترین و بهترین روش است که به کار بردهام یا راههای بهتری هم وجود دارد؟» این «تردید»، نقطه شروع در مدیریت تغییر در روابطعمومیهاست. شاید به کارگیری فناوری در امور جاری روابطعمومی را بتوان شروع مناسبی برای مدیریت تغییر دانست. اما برای به وجود آوردن این تغییر باید فرایندی طی کرد. فرایند تغییر در روابطعمومیها از جایی آغاز و طی برنامهای منظم و منسجم، در جایی پایان میپذیرد، یعنی کاملاً سیستمی و منطبق بر فرآیند است. این همان شرط رسیدن به یک روابطعمومی ایدهآل و مطلوب است. وقتی تفکر تغییر برای روابطعمومی یک سازمان پدید آمد شاهد افزایش کارآیی و اثربخشی پیامها خواهیم بود. «کورت لوین» همان نام آشنایی که اصطلاح «دروازهبان خبری» را به واژگان ارتباطات و رسانه افزوده است، برای ایجاد تغییر سه مرحله را در نظر میگیرد: 1. خروج از انجماد 2. تغییر 3. انجماد مجدد و بازگشت به ثبات و پایداری» همچنین نظریه پردازان مدیریت تغییر، مراحلی را برای ایجاد تغییر ذکر کردهاند که بدین شرح است: 1. تدوین راهبرد و طرح 2. شروع طی زمانبندی 3. آزمایش و ارزیابی 4. تعمیم اینکه چه چیز را میخواهیم تغییر دهیم؟ هدف ما از این تغییر چیست؟ با این تغییر به کجا میخواهیم برسیم؟ چگونه تغییر ایجاد میشود؟ چه کسانی حمایت و چه کسانی مشارکت میکنند؟ ما باید چه کنیم و به چه امکانات و بودجهای نیازمندیم؟ همه سؤالهایی است که هر روابطعمومی باید در آغاز کار پاسخ آنها را داشته باشد. در روابطعمومیها، تغییر در «محتوا» بسیار حائز اهمیت است. بکارگیری شیوههای جدید در ارایه محتوای پیام، از مواردی است که براساس نوع مخاطب و گوناگونی نوع رسانهها صورت می پذیرد. لازم است در این فرایند ارزش افزودهای برای روابط عمومی ایجاد شود. به عنوان مثال، با بکارگیری خصلت فرامتنی یا hyper text در اینترنت و استفاده از «لینکها» امکان ارایه اطلاعات اضافه و تکمیلی به کاربر در سایت فراهم میشود. این اطلاعات می تواند به صورت متن، تصویر، صوت و یا قطعهای از فیلم باشد. در تفکر مدیریت نوین مطرح شده است که هیچ وقت نباید متوقف شد، مرتب باید به جلو رفت و هیچگاه نباید از شرایط خود راضی باشیم، رقبایمان از ما سبقت میگیرند، پس همواره باید در حرکت بود و به طور مستمر در اندیشه بهبود و نوآوری باشیم. کلام آخر اینکه، روابطعمومی بخش مهمی از یک سازمان است که وظایفی همچون اطلاعرسانی، اطلاعیابی، پاسخگویی، شناخت «افکار عمومی»، شناخت و تجزیه و تحلیل «نقاط قوت و ضعفها و فرصتها و محدودیتها» را بر عهده داشته و در پی آن است تا با پیشگیری از محدودیتها، بهترین استفاده را از فرصتها برای تحقق اهداف سازمان ببرد. با محقق شدن مدیریت تغییر، روابطعمومی از مدیریت اجرایی خارج شده و در جایگاه مدیریت استراتژیک قرار میگیرد. اینگونه است که یک روابطعمومی از حالت ایستا میتواند به یک روابطعمومی پویا تبدیل شود.اميد آنكه روابط عمومي اتحاديه بتواند منشاء تحولات عظيمي در اتحاديه شود كه مبتني بر انديشه ها و باورهاي اسلامي بوده و بر مبناي آن كاركردي موثرتر از گذشته داشته باشد. ارتباطات و امور بين الملل اتحاديه انجمنهاي اسلامي دانش اموزان
منابع : 1- روابط عمومي ـ دكتر رضا اميني ـ تهران ـ دانشكده علوم ارتباطات اجتماعي 2- هنر هشتم شماره دوم ـ زمستان 1375 3- صحيفه نور ج13و ج19 4- تئوري و عمل در روابط عمومي و ارتباطات، تأليف ميرسعيد قاضي 5- درسنامه روابط عمومي. تأليف پائولا مارتنز كوهن، ترجمه سيد محمود هاشمي ـ ميرسعيد قاضي 6- فن روابط عمومي، تأليف كلر آستين، ترجمه و تدوين گروه كارشناسان ايران 7- كاركرد هاي روابط عمومي، تأليف كاظم متولي 8- افكار عمومي و ارتباطات دكتر علي اسدي ، انتشارات سروش 1371 9- اطلاع رساني ، نظام ها و فرآيندها ، دكتر عباس حري ، نشر كتابدار،1378 10- افكار عمومي ، وينستنت پرايس ، ترجمه علي رستمي و الهام مير تهامي پژوهشكده مطالعات راهبردي ،1382
چهارشنبه 29 مهر 1388
|